Processus de coopération OEM/ODM — étape par étape

Trouver le bon partenaire OEM/ODM est une décision stratégique. Une coopération harmonieuse repose sur des exigences claires, des délais transparents et une norme de qualité commune. Vous trouverez ci-dessous un guide pratique, étape par étape, du processus OEM/ODM, de la première demande aux expéditions à grande échelle et au service après-vente.

1. Demande initiale et accord de confidentialité (NDA)

Déroulement : L'acheteur transmet les spécifications du produit (spécifications, prix cible, marchés cibles, quantité minimale de commande attendue). Le fournisseur répond par une vérification préliminaire des capacités et signe généralement un accord de confidentialité avant de communiquer des informations techniques détaillées ou des plans.

Conseils d'achat :

• Fournir un briefing clair : prix de vente cible, certifications requises (CE/FCC/RoHS), besoins d'emballage.

• Inclure le calendrier prévu et la quantité initiale.

Délai typique : 1 à 3 jours ouvrables pour la réponse initiale et l’accord de confidentialité.

2. Collecte des besoins et devis (RFQ → Devis)

Ce qui se passe : Le fournisseur prépare un devis formel comprenant le prix unitaire (basé sur le MOQ), les frais d'échantillonnage, les coûts d'outillage/d'installation (le cas échéant), les délais de livraison, les conditions de paiement et les frais d'expédition estimés.

Conseils d'achat :

• Demandez des réductions de prix pour différentes quantités de commande.

• Confirmez si le coût de l'échantillon est remboursable lors d'une commande en gros.

Délai typique : 1 à 5 jours ouvrables selon la complexité.

3. Échantillonnage et prototypage

Déroulement : Le fournisseur fabrique des échantillons fonctionnels ou entièrement finis. Ces échantillons sont ensuite envoyés à l'acheteur pour évaluation (aspect, fonctions, qualité sonore, emballage). Des itérations peuvent suivre.

Conseils d'achat :

• Fournir des critères d’acceptation précis (par exemple, plage de fréquences, durée de vie de la batterie, niveaux de volume).

• Utilisez les appels vidéo pour une démonstration en direct et un retour plus rapide.

Durée typique : 7 à 21 jours par cycle d’échantillonnage (dépend de la complexité et des pièces personnalisées).

4. Pré-production et confirmation (échantillon PP / pré-série)

Déroulement : Une fois les échantillons approuvés, le fournisseur produit un lot de pré-production (en petite quantité) afin de confirmer les paramètres de production en série, l'emballage, les manuels, les codes-barres et l'étiquetage. L'acheteur inspecte et approuve la production en série.

Conseils d'achat :

• Effectuer une inspection de pré-production (photos, tests d’échantillons ou audit sur site).

• Verrouillez les illustrations de l'emballage et les traductions du manuel d'utilisation avant l'exécution du PP.

Délai typique : 7 à 14 jours pour l’exécution et la révision du PP.

5. Outillage, moules et configuration de la production en série (le cas échéant)

Déroulement : Pour les nouveaux boîtiers ou les pièces personnalisées, des outillages/moules sont fabriqués. Cette étape peut inclure des essais pilotes et la validation du procédé. Les coûts d'outillage sont souvent facturés à l'avance.

Conseils d'achat :

• Clarifier la propriété des moules (acheteur ou fournisseur) et les modalités d'amortissement.

• Demandez des dessins d’outillage et des exemples de photos avant la production en série.

Délai typique : 2 à 6 semaines (ou plus pour les outillages complexes).

6. Production de masse et contrôle qualité (AQL et tests)

Déroulement : La production commence. Les procédures de contrôle qualité comprennent des contrôles en ligne, des tests fonctionnels, des tests acoustiques et sonores, des tests de vieillissement et une inspection finale AQL. Les inspections par des tiers (SGS, BV) sont courantes.

Conseils d'achat :

• Convenir du niveau AQL et tester les éléments avant la production (par exemple, 1,5/2,5 AQL).

• Envisagez une inspection par un tiers pour les premières commandes ou les expéditions importantes.

Délai typique : Délai de production de 2 à 8 semaines (selon la taille de la commande et la saison).

7. Emballage, étiquetage et documentation

Ce qui se passe : Les produits finis sont emballés selon l'emballage convenu (boîte de vente au détail, palette en vrac), étiquetés et accompagnés de manuels d'utilisation, de cartes de garantie et de documents de conformité (COC, rapports de test).

Conseils d'achat ：

• Confirmer les codes SH et les exigences d’étiquetage spécifiques à chaque pays.

• Demandez des photos d'emballage et les dimensions des boîtes pour la planification logistique.

8. Expédition, douanes et logistique

Déroulement : Le fournisseur coordonne les expéditions FCL/LCL ou aériennes, fournit la facture commerciale, la liste de colisage et les copies des certificats. L'acheteur organise le dédouanement ou fait appel au transitaire du fournisseur.

Conseils d'achat ：

• Discutez à l’avance des Incoterms (FOB, EXW, CIF) et des responsabilités en matière d’assurance.

• Prévoyez un délai de livraison pour les douanes, en particulier pour les entrées de nouveaux produits.

Délai typique : Fret maritime 2 à 6 semaines (selon l'itinéraire), transport aérien 3 à 10 jours.

9. Service après-vente, garantie et commandes renouvelées

Déroulement : Le fournisseur assure les services de garantie, le remplacement/la réparation des unités défectueuses et l'assistance technique. Les cycles de réapprovisionnement et les prévisions sont négociés pour la planification future de la production.

Conseils d'achat ：

• Convenez des conditions de garantie (période, processus RMA, qui paie les frais de retour).

• Mettre en place une cadence de réapprovisionnement et un stock de sécurité pour éviter les ruptures de stock.

10. Amélioration continue et mise à l'échelle

Ce qui se passe : Exploitez les retours après commande et les données de vente pour améliorer les itérations des produits (micrologiciel, réglage du son, emballage). Augmentez la production et explorez les extensions de gamme.

Conseils d'achat :

• Partagez régulièrement les retours d'expérience du marché et les données de retour.

• Négociez des prix améliorés à mesure que le volume des commandes augmente.